Положення про відділ « Офіційний портал Чернівецької міської ради
15.07.2019



ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ Чернівецької міської ради

 

1.Загальна частина

1.1. Загальний   відділ Чернівецької міської ради є виконавчим органом Чернівецької міської ради.

1.2. Загальний відділ Чернівецької міської ради (надалі – Відділ) створений відповідно до пункту 1 статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» рішенням Чернівецької міської ради ІV скликання від 30.05.2002 р. № 15.

1.3. Утворення Відділу є виключною компетенцією Чернівецької міської ради.

1.4. Відділ підзвітний та підконтрольний Чернівецькій міській раді, підпорядкований виконавчому комітету Чернівецької міської ради та Чернівецькому міському голові.

1.5.  Відділ не має статусу юридичної особи.

1.6.  Положення розроблено із врахуванням вимог:

1.6.1. Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 (Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55).

1.6.2.  Регламентів Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету.

1.6.3. Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 29.12.2009 р. № 406.

1.6.4. Рекомендацій з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 28.01.2005 р. № 55.

1.6.5. Інструкції з діловодства у Чернівецькій міській раді та її виконав-чих органах.

1.7.  Відділ забезпечує реалізацію державної політики у сфері документування діяльності міської ради та її виконавчого комітету.

1.8. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, відповідними рекомендаціями Головдержслужби України, іншими законодавчими та нормативними актами, рішеннями Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями і дорученнями Чернівецького міського голови, Регламентами міської ради та її виконавчого комітету, цим Положенням.

1.9. Місцезнаходження Відділу: 58002, м. Чернівці, площа Центральна, 1.

      

2. Основні завдання Відділу

2.1. Організація діловодства у міській раді, її виконавчому комітеті, контроль за підготовкою, проходженням і виконанням службових документів.

2.2. Консультативне та інформаційне забезпечення міської ради, її виконавчих органів, організаційно-технічне обслуговування міської ради, її виконавчого комітету відповідно до покладених на Відділ завдань.

2.3. Здійснення аналітичної та організаційної роботи щодо прийнятих рішень міської ради, її виконавчого комітету, доручень і розпоряджень Чернівецького міського голови з основної діяльності.

2.4. Виконання документів відповідно до вимог державних стандартів.

2.5. Забезпечення дотримання вимог чинного законодавства України щодо   розгляду службових документів.

2.6. Забезпечення співпраці з виконавчими органами міської ради стосовно оприлюднення документів, прийнятих міською радою, її виконавчим комітетом, та виданих Чернівецьким міським головою розпоряджень з основної діяльності.

2.7. Забезпечення доступу до публічної інформації і системного та оперативного оприлюднення інформації з питань, що належать до компетенції Відділу, на офіційному веб-порталі Чернівецької міської ради в мережі Інтернет.

2.8. Організація та забезпечення чіткої роботи приймалень Чернівецького міського голови, секретаря Чернівецької міської ради і заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради.

2.9. Забезпечення збереження документів поточного діловодства та їх підготовка до здачі в архівний відділ Чернівецької міської ради.

 

3.Функції Відділу

3.1. Виконання організаційних, планувальних, інформаційних, контрольних та координаційних функцій відповідно до покладених на Відділ завдань.

3.2. Організаційно-технічне забезпечення, підготовка та участь у роботі засідань міської ради, її виконавчого комітету, в нарадах, інших заходах, що проводяться міською радою.

3.3. Підготовка проектів рішень на розгляд міської ради та її виконавчого комітету, проектів розпоряджень Чернівецького міського голови з основної діяльності в межах наданих повноважень.

3.4. Ведення діловодства і здійснення контролю за термінами виконання документів міської ради, її виконавчого комітету відповідно до Регламентів міської ради, її виконавчого комітету, Інструкції з діловодства у Чернівецькій міській раді та її виконавчих органах.

3.5. Забезпечення контролю за виконанням розпорядчих документів вищих державних органів, а також інших службових документів, що підлягають контролю, систематичне інформування керівництва міської ради про хід їх виконання.

3.6. Приймання, реєстрація і передача за призначенням вхідної і вихідної кореспонденції, а також внутрішньої документації міської ради та її розсилка.

3.7. Забезпечення культури діловодства, сприяння впровадженню наукової організації праці, удосконалення форм і методів роботи з документами, підвищення рівня знань працівників виконавчих органів міської ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства, Регламентів міської ради та її виконавчого комітету.

3.8. Узагальнення практики роботи з документами у виконавчих органах міської ради та внесення пропозицій керівництву щодо її вдосконалення.

3.9. Оформлення, облік і зберігання впродовж встановленого строку протоколів міської ради, її виконавчого комітету та розпоряджень Чернівецького міського голови з основної діяльності.

3.10. Тиражування рішень міської ради, її виконавчого комітету, протокольних рішень, доручень, розпоряджень Чернівецького міського голови, та посвідчення їх копій.

3.11. Своєчасне доведення до виконавчих органів міської ради, районних у місті Чернівцях рад, підприємств, установ та організацій міста рішень міської ради, її виконавчого комітету, протокольних рішень, доручень та розпоряджень Чернівецького міського голови.

3.12. Здійснення аналізу прийнятих рішень міської ради, її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та внесення пропозицій щодо зменшення документообігу і запобігання дублюванню рішень.

3.13. Постійне поповнення електронних баз даних рішень міської ради та її виконавчого комітету, інформаційно-довідкової бази службових документів.

3.14. Забезпечення обліку та внесення змін до раніше прийнятих рішень міської ради, її виконавчого комітету, розпоряджень Чернівецького міського голови та внесення відповідних пропозицій з цих питань.

3.15. Участь у складанні зведеної номенклатури справ виконавчих органів Чернівецької міської ради.

3.16. Складання номенклатури справ Відділу, забезпечення контролю за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ міської ради.

3.17. Участь у проведенні експертизи документів при їх відборі на державне зберігання, підготовка справ до здачі в архівний відділ міської ради.

3.18. Проведення за дорученням керівництва міської ради перевірок виконавчих органів міської ради в межах і порядку, встановлених законодавством, з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.19. Надання практичної і методичної допомоги працівникам виконавчих органів міської ради та районних у місті Чернівцях рад з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.20. Розгляд запитів, заяв, звернень фізичних і юридичних осіб та надання відповідей на них (в тому числі підготовка витягів із рішень міської ради, її виконавчого комітету та копій документів до них).

3.21. Забезпечення чергування в приймальнях Чернівецького міського голови, секретаря Чернівецької міської ради та   заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів Чернівецької міської ради, здійснення необхідних заходів та створення умов для продуктивної праці керівників міської ради, оперативне інформування їх про події з питань життєзабезпечення міста, які надійшли від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій міста.

 

4. Права та обов’язки Відділу

4.1. Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб міської ради та підпорядкованих їй установ, виконавчих органів міської ради відповідні документи та необхідну інформацію для виконання покладених на Відділ функцій.

4.2. Брати участь у роботі засідань міської ради, її виконавчого комітету, в нарадах та інших заходах, що проводяться у міській раді, виконавчих органах міської ради та підпорядкованих установах, скликати наради з питань, віднесених до компетенції Відділу.

4.3. Готувати матеріали та брати участь у розгляді питань на засіданнях міської ради та її виконавчого комітету в межах своїх повноважень.

4.4. Посвідчувати печаткою, штампами і підписом витяги із рішень міської ради та її виконавчого комітету, підготовлених виконавчими органами   міської ради, в межах своїх повноважень.

4.5. Залучати спеціалістів інших виконавчих органів міської ради та підпорядкованих міській раді установ для розгляду питань, віднесених до компетенції Відділу.

4.6. Проводити у виконавчих органах міської ради перевірки з питань, віднесених до компетенції Відділу.

 

5. Керівництво та структура Відділу

5.1. Відділ очолює начальник Відділу, якого призначає та звільняє з посади Чернівецький міський голова в установленому чинним законодавством України порядку.

5.2. Начальник Відділу безпосередньо підпорядкований секретарю виконавчого комітету Чернівецької міської ради.

5.3. Начальник Відділу має заступника, якого за його поданням призначає на посаду та звільняє з посади Чернівецький міський голова.

5.4. Начальник Відділу відповідно до покладених на нього обов’язків:

5.4.1. Здійснює загальне керівництво роботою Відділу.

5.4.2. Забезпечує якісне та своєчасне виконання покладених на Відділ завдань і доручень керівництва міської ради.

5.4.3. Затверджує посадові інструкції працівників Відділу.

5.4.4. Вносить в установленому порядку пропозиції про призначення на посади й звільнення з посад працівників Відділу.

5.4.5. Забезпечує взаємодію Відділу з іншими виконавчими органами міської ради.

5.4.6. Формує плани роботи Відділу, організовує й контролює процес їх виконання.

5.4.7. Забезпечує охорону державної таємниці, конфіденційної службової інформації у Відділі.

5.4.8. Вносить в установленому порядку пропозиції Чернівецькому міському голові про застосування заохочень або стягнень до працівників Відділу.

5.4.9. Відповідає на звернення, скарги, запити й пропозиції фізичних та юридичних осіб, що надходять безпосередньо до Відділу.

5.4.10. Контролює дотримання особовим складом Відділу вимог Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про доступ до публічної інформації» та інших нормативно-правових актів України.

5.4.11.Забезпечує системне і оперативне оприлюднення на офіційному веб-порталі Чернівецької міської ради в мережі Інтернет інформації, що входить до компетенції Відділу, дотримання законодавства про доступ до публічної інформації.

5.4.12.Забезпечує додержання працівниками Відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов’язків між ними, вживає заходів щодо підвищення їх фахової кваліфікації.

5.4.13. Забезпечує дотримання законності в діяльності Відділу.

5.4.14. Визначає потребу і розподіляє надані Відділу ресурси на техніку, засоби зв’язку, комп’ютерну техніку та програмне забезпечення, інші матеріальні цінності, майно, необхідні для укомплектування Відділу та особового складу, організовує їх облік, контролює правильність утримання, списання.

5.4.15. Видає у межах своєї компетенції накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує та контролює їх виконання особовим складом Відділу.

5.4.16. Забезпечує належні умови підлеглим для виконання функціональних обов’язків та здійснює контроль за дотриманням режиму роботи, додержанням порядку в службових приміщеннях Відділу.

5.4.17. Координує діяльність працівників Відділу, здійснює керівництво і відповідає за організацію роботи із забезпечення безпеки праці та дотримання чинного законодавства про охорону праці.

5.4.18. Формує кадровий резерв для служби в Чернівецькій міській раді та подає його Чернівецькому міському голові на затвердження.

5.4.19. Готує службові характеристики на посадових осіб Відділу до проведення атестації.

5.4.20. Проводить щорічну оцінку виконання посадовими особами Відділу покладених на них обов’язків і завдань.

5.4.21. Забезпечує збереження інформації в паперовому та електронному вигляді, створеної в процесі діяльності, приймання-передавання її при зміні (звільненні, переведенні тощо) працівників.

5.5. Кваліфікаційні вимоги до посади начальника Відділу: вища освіта, стаж роботи за фахом у державній службі та в органах місцевого самоврядування на керівних посадах чи на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років, за необхідності, виходячи із виконання Відділом основних завдань та функцій.

5.6. Начальник Відділу відповідає за:

5.6.1. Належну організацію роботи Відділу, задовільний стан службової та виконавської дисципліни.

5.6.2. Забезпечення виконання покладених на Відділ завдань та функцій, передбачених цим Положенням.

5.6.3. Дотримання працівниками Відділу вимог чинного законодавства.

5.6.4. Трудову та виконавську дисципліну у Відділі.

5.6.5. Наслідки своїх доручень, самостійно прийнятих рішень під час виконання службових обов’язків.

5.6.6. Забезпечення створення належних умов з охорони праці.

5.6.7. Відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства.

5.6.8. Виконання рішень Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень Чернівецького міського голови.

5.6.9. Своєчасну і достовірну подачу інформацій, звітів, що входять до компетенції Відділу та стан діловодства.

5.6.10. Достовірне та своєчасне формування протоколів міської ради та її виконавчого комітету.

5.6.11. Своєчасне надсилання рішень міської ради, її виконавчого комітету та видача витягів із них.

5.6.12. Проведення навчань та семінарів з питань діловодства.

5.7. Начальник Відділу повинен знати:

5.7.1. Закони України, що стосуються діяльності Відділу, питань служби в органах місцевого самоврядування, Укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, що стосуються організаційної роботи.

5.7.2. Порядок підготовки та внесення проектів нормативно-правових актів.

5.7.3. Сучасні методи управління персоналом.

5.7.4. Правила ділового етикету.

5.7.5. Правила охорони праці та протипожежного захисту.

5.7.6. Основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

5.7.7. Державну мову, ділову мову.

5.8. За відсутності начальника Відділу його обов’язки виконує заступник начальника Відділу, а за відсутності й заступника начальника Відділу – визначається посадова особа Відділу.

5.9. Начальник Відділу здійснює інші повноваження відповідно до Положення про Відділ, а також покладених на нього завдань окремими рішеннями Чернівецької міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Чернівецького міського голови.

5.10. Кваліфікація, компетенція, конкретні обов’язки та права начальника, заступника начальника Відділу визначаються цим Положенням.

5.11. Посадові особи, що працюють у Відділі, є посадовими особами місцевого самоврядування, відповідно до цього Положення мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок міського бюджету.

 

6.Взаємовідносини, зв’язок

6.1.   Відділ при виконанні покладених на нього завдань і функцій взаємодіє з іншими виконавчими органами Чернівецької міської ради в порядку, який визначається цим Положенням та Положеннями інших виконавчих органів Чернівецької міської ради.

 

7. Майно і кошти

7.1. Відділ утримується за рахунок міського бюджету.

7.2. Оплата праці працівників Відділу здійснюється згідно з чинним законодавством.

 

8. Заключна частина

8.1.  Відділ має свої бланки, круглу печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням для посвідчення копій документів, інші печатки і штампи встановлених зразків.

8.2. Структуру, загальну чисельність та штатний розпис Відділу затверджує Чернівецький міський голова.

8.3. Реорганізація та ліквідація Відділу проводиться Чернівецькою міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.


Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *