Положення відділу « Офіційний портал Чернівецької міської ради
15.07.2019



ПОЛОЖЕННЯ

про трудовий архів при виконавчому комітеті Чернівецької міської ради

1.Загальна частина

1.1. Трудовий архів при виконавчому комітеті Чернівецької міської ради (далі – Архів) є підрозділом, створеним при виконавчому комітеті Чернівецької міської ради відповідно до підпункту 10 пункту “а” частини першої статті 38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” та частини першої статті 29 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” рішенням 11 сесії Чернівецької міської ради V скликання “Про створення трудового архіву при виконавчому комітеті Чернівецької міської ради” від 29.12.2006 року № 212.

1.2. Утворення Архіву є виключно компетенцією Чернівецької міської ради.

1.3. Архів підзвітний та підконтрольний Чернівецькій міській раді, підпорядкований виконавчому комітету Чернівецької міської ради, Чернівецькому міському голові, секретарю виконавчого комітету Чернівецької міської ради, а з питань здійснення професійних повноважень у сфері архівної справи та діловодства – архівному відділу Чернівецької міської ради.

1.4. Архів не має статусу юридичної особи.

1.5. Положення розроблено із врахуванням вимог:

1.5.1) національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 (Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 №55);

1.5.2) інструкції з діловодства у Чернівецькій міській раді та її виконавчих органах;

1.5.3) примірного Положення про Трудовий архів, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 20.05.2004р. № 58;

1.5.4) регламентів Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету.

1.6. У своїй діяльності Архів керується Конституцією України,

законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями і дорученнями Чернівецького міського голови та цим Положенням.

1.7. У питаннях організації і застосування методики ведення архівної справи Архів керується наказами та методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, державного архіву Чернівецької області та архівного відділу Чернівецької міської ради.

1.8. Положення, як організаційний документ, в обов’язковому порядку проходить процедуру затвердження Чернівецькою міською радою.

1.9. Датою положення є дата його затвердження.

1.10. Місцезнаходження Архіву:

58000, м. Чернівці, вул. Л.Бетховена, 5.

 

 2. Основні завдання Архіву

2.1. Реалізація державної політики у сфері законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.2. Виявлення та внесення до джерел комплектування Архіву документів, за погодженням з архівним відділом Чернівецької міської ради, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду.

2.3. Зберігання документів, які не належать до Національного архівного фонду, з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, що розташовані на території міста, або ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли ( були зареєстровані ) на цій території.

2.4. Приймання від підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, документів з особового складу, фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких не закінчилися.

2.5. Забезпечення доступу до публічної інформації та системного оперативного оприлюднення інформації з питань, що належать до компетенції Архіву на офіційному веб-порталі Чернівецької міської ради в мережі Інтернет.

3. Функції Архіву

3.1. Науково-технічне опрацювання документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Державної архівної служби України, створення необхідного довідкового апарату до них.

На договірних засадах, надання послуг підприємствам, установам та організаціям міста з науково-технічного опрацювання документів.

3.2. Облік документів, що зберігаються в Архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних.

3.3. Організація користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях, видавання юридичним особам і громадянам, у встановленому Державної архівної служби України порядку, архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні та засвідчення їх печаткою Архіву.

3.4. Проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, подання на затвердження постійно діючій експертній комісії архівного відділу Чернівецької міської ради описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, строки зберігання яких закінчилися.

3.5. Інформування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій міста про склад та зміст документів, що зберігаються у Архіві.

3.6. Участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства, архівних підрозділів та експертих комісій підприємств, установ і організацій – джерел комплектування.

3.7. Розгляд пропозицій, заяв, звернень громадян, надання роз’яснень, що належать до компетенції Архіву.

3.8. Складання списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду та підготовка пропозицій щодо його уточнення.

3.9. Проведення іншої роботи, пов’язаної із застосуванням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, інших функцій, які випливають з покладених на Архів завдань.

 

 4. Права та обов’язки Архіву

4.1. Приймати безкоштовно від архівного відділу Чернівецької міської ради документи з особового складу, що є на зберіганні у відділі.

4.2. Приймати на платній основі документи з особового складу від державного архіву Чернівецької області.

4.3. Одержувати від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Архіву або ліквідаційних комісій ( ліквідаторів ) та інших відповідних органів архівні документи згідно з номенклатурами справ з оплатою цими суб’єктами відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання в Архіві на договірних засадах.

4.4. Одержувати від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Архіву або ліквідаційних комісій ( ліквідаторів) відомості, необхідні для роботи Архіву.

4.5. Інформувати керівництво Чернівецької міської ради про стан зберігання документів підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Архіву та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

4.6. Надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям – джерелам комплектування Архіву або ліквідаційним комісіям ( ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Архіву.

4.7. Брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Архіву та актів про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду, строки зберігання яких закінчилися.

4.8. Брати участь у нарадах, які проводить Чернівецька міська рада, ліквідаційна комісія ( ліквідатор), архівний відділ Чернівецької міської ради, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

4.9. Проводити прийом громадян з питань, що належать до компетенції Архіву.

4.10. Розробляти та надавати пропозиції щодо затвердження цін та тарифів на роботи (послуги), що виконуються Архівом на договірних засадах.

 

 5. Керівництво та структура

5.1. Архів очолює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади Чернівецьким міським головою за поданням секретаря виконавчого комітету Чернівецької міської ради.

5.2. Завідувач Архіву безпосередньо підпорядкований секретарю виконавчого комітету Чернівецької міської ради.

5.3. Кваліфікація та компетенція, зокрема, конкретні обов’язки та права завідувача Архіву визначаються цим Положенням.

5.4. Завідувач відповідно до покладених на нього обов’язків:

5.4.1) здійснює загальне керівництво роботою Архіву;

5.4.2) забезпечує якісне та своєчасне виконання покладених на Архів завдань та доручень керівництва Чернівецької міської ради;

5.4.3) затверджує посадові інструкції працівників Архіву;

5.4.4) забезпечує взаємодію Архіву з іншими виконавчими органами Чернівецької міської ради;

5.4.5) формує плани роботи Архіву, організовує та контролює процес їх виконання;

5.4.6) складає список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду та здійснює своєчасне внесення відповідних змін до нього;

5.4.7) вносить в установленому порядку пропозиції Чернівецькому міському голові про застосування заохочень або стягнень до працівників Архіву;

5.4.8) відповідає на звернення, скарги, запити й пропозиції громадян та юридичних осіб, що надходять безпосередньо до Архіву;

5.4.9) організовує і контролює умови зберігання документів з особового складу підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Архіву;

5.4.10) визначає необхідність в проведенні перевірки наявності і стану документів;

5.4.11) організовує надання платних послуг підприємствам, установам і організаціям з науково-технічного опрацювання документів;

5.4.12) веде зведений облік документів з особового складу, що зберігаються на підприємствах комунальної форми власності;

5.4.13) забезпечує додержання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов’язків між ними, вживає заходів щодо підвищення фахової кваліфікації працівників Архіву;

5.4.14) забезпечує дотримання дисципліни та законності в діяльності Архіву;

5.4.15) визначає потребу і розподіляє надані Архіву ресурси на техніку, засоби зв’язку, комп’ютерну техніку та програмне забезпечення, інші матеріальні цінності, майно, необхідні для укомплектування Архіву та особового складу, організовує їх облік, контролює правильність утримання, списання;

5.4.16) видає у межах своєї компетенції накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує та контролює їх виконання особовим складом Архіву;

5.4.17) забезпечує належні умови підлеглим для виконання функціональних обов’язків та здійснює контроль за дотриманням режиму роботи, додержанням порядку в службових приміщеннях Архіву;

5.4.18) здійснює керівництво та відповідає за організацію роботи із забезпечення безпеки праці, навчання з охорони праці, дотримання чинного законодавства про охорону праці;

5.4.19) забезпечує системне і оперативне оприлюднення на веб-порталі міської ради в мережі Інтернет інформації, що входить до компетенції Архіву, дотримання законодавства про доступ до публічної інформації;

5.4.20) забезпечує збереження інформації в паперовому та електронному вигляді, створеної в процесі діяльності, приймання-передавання її при зміні (звільнені, переведенні тощо) працівників;

5.4.21) виконує інші завдання, визначені керівництвом Чернівецької міської ради.

5.5. Завідувач Архіву повинен знати:

5.5.1) закони України, що стосуються діяльності Архіву, питань служби в органах місцевого самоврядування, укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, стандарти та рекомендації міжнародних організацій, що стосуються роботи Архіву;

5.5.2) правила ділового етикету;

5.5.3) правила охорони праці, протипожежного захисту та користування електроприладами;

5.5.4) основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби;

5.5.5) ділову мову, державну мову.

5.6. Кваліфікаційні вимоги до посади завідувача Архіву: вища освіта професійного спрямування – «історична», «історико-архівна», «документознавець» за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років.

5.7. Посадові інструкції працівників Архіву затверджуються завідувачем Архіву.

5.8. Завідувач Архіву відповідає за:

5.8.1) належну організацію роботи Архіву, задовільний стан службової та виконавської дисципліни;

5.8.2) забезпечення виконання покладених на Архів завдань та функцій, передбачених цим Положенням;

5.8.3) дотримання працівниками Архіву законності в своїй діяльності;

5.8.4)  трудову та виконавську дисципліну в Архіві;

5.8.5) наслідки своїх розпоряджень, доручень, самостійно прийнятих рішень під час виконання службових обов’язків;

5.8.6) забезпечення створення належних умов з охорони праці;

5.8.7) відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства;

5.8.8) виконання рішень Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень Чернівецького міського голови;

5.8.9) своєчасну і достовірну подачу інформацій та звітів, що входять до компетенції Архіву, стан діловодства;

5.8.10) збереження документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві;

5.8.11) достовірність виданих архівних довідок;

5.8.12) стан професійної підготовки та виховної роботи з особовим складом Архіву.

5.9. Завідувач Архіву здійснює інші повноваження відповідно до Положення про Архів, а також покладених на нього завдань окремими рішеннями Чернівецької міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Чернівецького міського голови.

5.10.За відсутності завідувача Архіву його обов’язки виконує головний архівіст, відповідно до розпорядження Чернівецького міського голови з виплатою різниці в посадових окладах та з правом підпису документів.

5.11. Працівники Архіву призначаються та звільняються з посади Чернівецьким міським головою.

6. Взаємовідносини, зв’язок

6.1. Архів при виконанні покладених на нього завдань і функцій взаємодіє з виконавчими органами Чернівецької міської ради в порядку, який визначається цим Положенням та Положеннями інших виконавчих органів Чернівецької міської ради.

 

7. Майно і кошти

7.1. Архів утримується за рахунок міського бюджету.

7.2. Оплата праці співробітників Архіву здійснюється згідно з чинним законодавством.

7.3. За сприяння Чернівецького міського голови відповідні виконавчі органи Чернівецької міської ради створюють умови для нормальної роботи Архіву, забезпечують його приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань архівної роботи та служби в органах місцевого самоврядування.

 

8. Заключна частина

8.1. Архів має власні бланки, круглу печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням і штампи встановлених зразків.

8.2. Структуру, загальну чисельність, штатний розпис затверджує Чернівецький міський голова.

8.3. Ліквідація Архіву проводиться Чернівецькою міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.


Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *