Звіт про роботу архівного відділу Чернівецької міської ради за 2014 року « Офіційний портал Чернівецької міської ради
22.09.2020



1.Основні організаційні заходи.

1.1. Рішенням 47 сесії УІ скликання Чернівецької міської ради від 06.03.2014р. № 1119 затверджена Програма створення страхового фонду документації міста Чернівців на 2014 – 2018 роки. Організація виконання цього рішення покладена на архівний відділ міської ради.

У 2014 року підготовлені та затверджені розпорядження Чернівецького міського голови від 29.04.2014р. № 129-р “Про затвердження Інструкцій з питань охорони праці та пожежної безпеки в архівному відділі Чернівецької міської ради” та від 08.07.2014р. № 218-р “Про затвердження Положення про експертну комісію та складу експертної комісії при архівному відділі Чернівецької міської ради”

2.Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду проведено перевіряння наявності документів у 8 фондах, кількістю 3698 справ.

2.2. У звітному році на державне зберігання надійшло 3 нових фонди (2 нових та 1 фонд створений в результаті перефондування документів фондів органів місцевого самоврядування) кількістю – 148 справ, та 5 частин фондів, які вже є на зберіганні в архіві, кількістю – 1627 справ.

3.Створення та розвиток науково – довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Відповідно до методичних рекомендацій щодо фондування документів Національного архівного фонду у зв’язку зі змінами конституційних основ держави закінчена робота по перефондуванню та

переробленню описів органів місцевого самоврядування. Здійснено перефондування документів 1 фонду у кількості 245 заголовків.

4.Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів Національного архівного фонду в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Для установ списку № 1 розроблено та погоджено з ЕПК держархіву Чернівецької області:

9 номенклатур справ (Департамент житлово-комунального господарства міської ради; управління міської ради – праці та соціального захисту населення; культури; управління охорони здоров’я; державна податкова інспекція у м Чернівцях; міське управління юстиції; відділ інформації, зв’язків з громадськістю та міжнародних відносин міської ради; комунальне підприємство “Інформаційно-видавничий центр “Чернівці”; міська дитяча клінічна лікарня № 1).

Відповідно до “Типового Положення про експертну комісію…” розроблено Положення про експертну комісію для архівного відділу міської ради (протокол від 24.09.2014р.№ 9)

Для установ списку № 1 розроблено та погоджено з ЕК архівного відділу міської ради – 10 положень про архівний підрозділ – управління міської ради: праці та соціального захисту населення; культури; охорони здоров’я; департамент житлово-комунального господарства міської ради; Чернівецьке міське управління юстиції, відділ інформації, зв’язків з громадськістю та міжнародних відносин міської ради; комунальна медична установа “Міська дитяча клінічна лікарня”; комунальне підприємство “Інформаційно-видавничий центр “Чернівці”; Першотравнева та Шевченківська районні у м. Чернівцях ради)

– 13 положень про експертну комісію – Шевченківська районна у м. Чернівці рада; Першотравнева районна у м. Чернівці рада; Садгірська районна у м. Чернівцях рада; управління міської ради: праці та соціального захисту населення; культури; охорони здоров’я; департамент житлово-комунального господарства міської ради; Чернівецьке міське управління юстиції, відділ інформації, зв’язків з громадськістю та міжнародних відносин міської ради; державна податкова інспекція у м. Чернівцях; комунальна медична установа “Міська дитяча клінічна лікарня”; комунальне підприємство “Інформаційно-видавничий центр “Чернівці”; департамент економіки міської ради.

Для установ списку № 2 розроблено і погоджено ЕК архівного відділу міської ради 4 зведені номенклатури справ на 2014 рік, 2 положення про архівний підрозділ, 2 положення про експертну комісію.

4.2. Проведено:

– 5 комплексних перевірок стану діловодства та архівного підрозділу у відділі інформації, зв’язків з громадськістю та міжнародних відносин, управлінні охорони здоров’я міської ради, департаменту економіки міської

ради; КМУ “Міська дитяча клінічна лікарня”, КМУ “Міський клінічний пологовий будинок № 1”. Результати перевірок доведено до відома керівників цих установ.

– 4 тематичні перевірки з питань роботи архівних підрозділів установ списку № 1 (Першотравнева, Садгірська, Шевченківська районні у м. Чернівці ради, Державна податкова інспекція у м. Чернівцях).

4.3. Для студентів Чернівецького професійного ліцею сфери послуг проведено семінар на тему “Організація документів у діловодстві” та оглядова екскурсія по архіву. Присутні – 25 учнів.

5.Використання інформації документів Національного архівного фонду.

5.1. У зв’язку із 70-річчям від дня створення архівного відділу міської ради підготовлена виставка ” Нам тільки – 70 “. В процесі створення виставки використано 11 архівних документів. Виставка експонувалася в приміщенні архівного відділу та опублікована на сайті Чернівецької міської ради.

В газеті “Чернівці” надрукована стаття з однойменною назвою.

5.2. В роботі із запитами, зверненнями громадян, працівники архівного відділу керуються Законами України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про інформацію”, “Про звернення громадян” та іншими законодавчими актами.

Соціально-правові і тематичні запити розглядаються у встановлений законодавством строк, визначений ст.20 Закону України “Про звернення громадян”. Строк виконання запиту не перевищує 30 днів з моменту його реєстрації. Запити, які не вимагають перегляду справ виконуються невідкладно, але не пізніше 5 днів з моменту реєстрації.

За 2014 рік до відділу від громадян надійшло 456 звернень, з них :

– тематичних – 31 позитивних – 28

відповідей – 36 негативних – 7

 

– соціально-правового характеру – 425 позитивних – 487

відповідей – 493 негативних – 6

За результатами розгляду звернень надано 529 архівних довідок, копії – з них 493 соціально-правового характеру, у тому числі 487 позитивних, 6 – негативних. У зв’язку з тим, що в окремих зверненнях, порушується кілька питань, тому кількість довідок, перевищує кількість звернень.

За звітний період на особистому прийомі у відділі зареєстровано 40 заявників, усі питання вирішено по суті. Скарг від заявників щодо необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян до відділу не надходило.

З метою удосконалення довідкової роботи у відділі розроблені алфавітки з найбільш актуальних питань:

– відведення земельних ділянок підприємствам та громадянам під будівництво;

– оформлення права власності на земельні ділянки;

– список депутатів міської ради за 1971-2010 роки;

– перелік рішень виконавчого комітету міської ради про перейменування вулиць міста;

– перелік рішень виконавчого комітету міської ради про встановлення пам’ятників та меморіальних дошок у місті.

При прийомі звернення працівниками відділу надається усна інформація стосовно документів, які зберігаються у відділі. Якщо заявнику необхідні документи, які зберігаються в держархіві Чернівецької області, трудовому архіві, заявник направляється в цю установу.

Питання належної організації роботи із запитами та зверненнями громадян та ефективність їх виконання перебувають під постійним контролем з боку керівництва міської ради. Щорічно узагальнена інформація про стан роботи зі зверненнями громадян надається до звіту Чернівецького міського голови та щоквартально у відділ звернень громадян міської ради.

5.3. У відділі відсутні документи з особового складу. Запити щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років надходять до трудового архіву.

5.4. Відповідно до пункту 3.15. Положення про архівний відділ та рішення виконавчого комітету міської ради від 23.03.2011р. № 184/6 “Про

тарифи на послуги у сфері використання та у сфері забезпечення збереженості архівних документів” архівним відділом виконуються послуги

на платній основі. Так у 2014р. на платній основі виконано 528 запитів.

Тематичний перелік запитів: про виділення земельної ділянки підприємствам під будівництво об’єктів; введення в експлуатацію об’єктів; про передачу у власність, оренду, постійне користування земельних ділянок; про передачу земельних ділянок безоплатно у власність членам садівничих товариств; зміна поштової адреси, назви вулиці.

5.5. За 2014р.до відділу надійшло всього 758 звернень, на які надано 1141 відповідь ( на платній основі 528 ), в т.ч. негативних – 26, запитів на

публічну інформацію – 21.

У звітному періоді надійшло 704 запита соціально-правового характеру, надано 1040 архівних довідок.

Результати аналізу звернень у поточному році за характером питань свідчать, що як і раніше найбільше звернень надходить з питань: підтвердження факту виділення земельних ділянок підприємствам та

громадянам під будівництво об’єктів, оформлення права власності на земельні ділянки.

На офіційному веб-порталі Чернівецької міської ради розміщена сторінка архівного відділу міської ради, на якій є інформація про відділ, обсяг та склад фондів, річні звіти про роботу відділу, виставки.


Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *