Звіт про роботу архівного відділу Чернівецької міської ради за 2013 рік « Офіційний портал Чернівецької міської ради
22.09.2020



2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду проведено перевіряння наявності документів у 3 фондах, кількістю 7855 справ.

2.2. У звітному році на державне зберігання надійшло 2 нових фонда, створених в результаті перефондування документів фондів органів місцевого самоврядування, кількістю – 339 справ, та 7 частин фондів, які вже є на зберіганні в архіві, кількістю – 1362 справи.

3. Створення та розвиток науково – довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Відповідно до методичних рекомендацій щодо фондування документів Національного архівного фонду у зв’язку зі змінами конституційних основ держави закінчена робота по перефондуванню та переробленню описів органів місцевого самоврядування. Здійснено перефондування документів у 3 фондах у кількості 6237 заголовків.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів Національного архівного фонду в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Для установ списку № 1 розроблено та погоджено з ЕПК держархіву Чернівецької області:

13 номенклатур справ (Виконавчий комітет Чернівецької міської ради; Шевченківська, Першотравнева, Садгірська районні у м. Чернівці ради; відділ державної реєстрації міської ради; департаменти міської ради містобудівного комплексу та земельних відносин; економіки; управління міської ради – по фізичній культурі та спорту: фінансове; державна податкова інспекція у м. Чернівці; архівний відділ міської ради; міський Палац дітей та юнацтва; державне підприємство” Чернівецьке лісове господарство”).

– положення про архівний підрозділ для архівного відділу міської ради.

Експертною комісією архівного відділу погоджено для організацій-джерел комплектування відділу:

2 номенклатури справ; 10 положень про архівний підрозділ та 1 положення про експертну комісію; 2 інструкції з діловодства.

Для установ списку № 2 розроблено та погоджено з ЕК архівного відділу міської ради – 3 номенклатури справ та 2 положення про архівний підрозділ.

4.2. Проведено:
1 комплексна перевірка стану діловодства та роботи архівного підрозділу в Чернівецькому міському управлінні юстиції.
4 контрольні перевірки з метою контролю за виконанням пропозицій за підсумками комплексних перевірок.

4.4. В 2013 році для учнів Чернівецького кооперативного економіко-правового коледжу проведено семінар-навчання з питання ” Систематизація архівних документів та їх збереження ” та оглядова екскурсія по архіву. На семінарі були присутні 16 учнів.

Для посадових осіб місцевого самоврядування проведено апаратне навчання з питання ” Документи та строки їх зберігання”, були присутні 50 посадових осіб.

Для відповідальних осіб за ведення діловодства в загальноосвітніх навчальних закладів проведено семінар-навчання “Організація документів у діловодстві та робота архівного підрозділу “, присутні – 45 осіб.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

5.1. До дня міста підготовлена виставка “Ратуша – історія і сучасність”. В процесі створення виставки було використано 11 документів. Виставка експонувалася в приміщенні архівного відділу та опублікована на сайті Чернівецької міської ради.

5.7. В роботі із запитами, зверненнями громадян, працівники архівного відділу керуються Законами України ” Про Національний архівний фонд та архівні установи”, ” Про інформацію”, ” Про звернення громадян” та іншими законодавчими актами.

Всього у 2013 році до відділу від громадян надійшло 453 звернення, з них :
– тематичних – 50                   позитивних – 35
відповідей – 55                     негативних – 20
– соціально-правового характеру – 363    позитивних – 456
відповідей – 469                    негативних – 13

На особистому прийомі прийнято 40 заявників. Скарг від заявників щодо необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян до відділу не надходило.

За результатами розгляду звернень надано 524 архівні довідки, копій – з них 469 соціально-правового характеру, у тому числі 456 позитивних, 13 – негативних.

У зв’язку з тим, що в окремих зверненнях, порушується кілька питань, тому кількість довідок, перевищує кількість звернень.

Соціально-правові і тематичні запити розглядаються у встановлені Законом України “Про звернення громадян” строки, архівні довідки оформлюються відповідно до встановлених правил.

З метою удосконалення довідкової роботи у відділі розроблені алфавітки з найбільш актуальних питань:
– відведення земельних ділянок підприємствам та громадянам під будівництво;
– оформлення права власності на земельні ділянки;
– список депутатів міської ради за 1971-2006 роки;
– перелік рішень виконавчого комітету міської ради про перейменування вулиць міста;
– перелік рішень виконавчого комітету міської ради про встановлення пам’ятників та меморіальних дошок у місті.

При прийомі звернення працівниками відділу надається усна інформація стосовно документів, які зберігаються у відділі. Якщо заявнику необхідні документи, які зберігаються в держархіві Чернівецької області, трудовому архіві, заявник направляється в цю установу.

Щорічно узагальнена інформація про стан роботи зі зверненнями громадян надається до звіту міському голові та щоквартально в громадську приймальню при міській раді.

Трудовим архівом при виконавчому комітеті міської ради щорічно надається інформація управлінню Пенсійного фонду України в м. Чернівцях про приймання документів з особового складу.

5.8. У відділі відсутні документи з особового складу. Запити щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років надходять до трудового архіву.

У 2013 році до трудового архіву при виконавчому комітеті міської ради надійшло 981 звернення, надано 1171 відповідь, з них 424 звернення про трудовий стаж, в т.ч. 14 звернень щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах.

5.13. Відповідно до пункту 3.15. Положення про архівний відділ та рішення виконавчого комітету міської ради від 23.03.2011р. № 184/6 ” Про

тарифи на послуги у сфері використання та у сфері забезпечення збереженості архівних документів” архівним відділом виконуються послуги на платній основі. У 2013 році на платній основі виконано 481 запит.

Тематичний перелік запитів: про виділення земельної ділянки підприємствам під будівництво об’єктів; введення в експлуатацію об’єктів; про передачу у власність, оренду, постійне користування земельних ділянок; про передачу земельних ділянок безоплатно у власність членам садівничих товариств; зміна поштової адреси, назви вулиці.

5.14. У 2013 році до відділу надійшло всього 657 запитів, звернень на які надано 1105 відповідей ( на платній основі 481 ), в т.ч. негативних – 50.
– тематичних – 81                   позитивних – 183
відповідей – 212                     негативних – 29
– соціально-правового характеру – 576    позитивних – 872
відповідей – 893                             негативних – 21
– запитів на публічну інформацію – 32

У звітному періоді надійшов 576 запитів соціально-правового характеру, надано 893 архівні довідки.

Результати аналізу звернень у поточному році за характером питань свідчать, що як і раніше найбільше звернень надходить з питань: підтвердження факту виділення земельних ділянок підприємствам та громадянам під будівництво об’єктів, оформлення права власності на земельні ділянки. За прогнозами у 2014 році показник звернень з цих питань майже не збільшиться.

На офіційному веб-порталі Чернівецької міської ради розміщено інформацію про відділ, обсяг та склад фондів, річні звіти про роботу відділу, виставки, роз’яснення щодо деяких статей нового Переліку.

Начальник архівного
відділу міської ради Т.Іващенко


Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *