Положення про відділ « Офіційний портал Чернівецької міської ради
07.08.2020



ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ Чернівецької міської ради

1. Загальна частина

1.1. Архівний відділ Чернівецької міської ради є виконавчим органом Чернівецької міської ради.

1.2. Архівний відділ Чернівецької міської ради (далі – Відділ), створений відповідно до рішення 9 сесії Чернівецької міської ради ІУ скликання “Про внесення змін в рішення 7 сесії міської ради ІУ скликання від 26.12.2002р. № 137 “Про структуру виконавчих органів ради,загальну чисельність апарату та її виконавчих органів на 2003 рік” від 27.01.2003 року № 188.

1.3. Утворення Відділу є виключною компетенцією Чернівецької міської ради.

1.4. Відділ є підзвітний та підконтрольний Чернівецькій міській раді, підпорядкований виконавчому комітету Чернівецької міської ради та Чернівецькому міському голові.

1.5. З питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства підконтрольний державному архіву Чернівецької області, Державній архівній службі України в порядку, встановленому законом.

1.6. Відділ не має статусу юридичної особи.

1.7. Положення розроблено із врахуванням вимог:

1.7.1) національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 (Уні-фікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 року № 55);

1.7.2) регламентів роботи Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету;

1.7.3) інструкції з діловодства у Чернівецькій міській раді та її виконавчих органах;

1.7.4) примірного положення про архівний відділ міської ради міста республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 21.06.2002 року № 49 (із змінами в редакції від 05.06.2007 року № 84) ;

1.7.5) довідника “Кваліфікаційні вимоги до посад працівників Державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, віднесених до державних службовців” К. 1997 р.;

1.7.6) довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженого наказом Головного управління державної служби України 29.12.2009 року № 406;

1.7.7) рекомендацій з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 28.01.2005 року № 55.

1.8. Відділ забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівної справи і діловодства на території міста .

1.9. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями і дорученнями Чернівецького міського голови та цим Положенням.

1.10. У здійсненні повноважень у галузі архівної справи і діловодства Відділ керується також відповідними наказами та рекомендаціями Державної архівної служби України, державного архіву Чернівецької області, Кодексом етики архівістів.

1.11. Відділ є правонаступником міського архіву (1940; 1944-1959 р.р.); міського державного архіву (1959-1994 р.р.); міського архіву виконавчого комітету Чернівецької міської ради (1994-2000 р.р.); міського державного архіву Чернівецької міської ради (2000-2003 р.р.).

1.12. Положення, як організаційний документ, в обов’язковому порядку проходить процедуру затвердження Чернівецькою міською радою.

1.13. Датою набуття чинності положення є дата його затвердження.

1.14. Місцезнаходження Відділу: 58000, м. Чернівці, вул. О.Кобилянської, 29.

 

2.Основні завдання Відділу

2.1. Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.

2.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.3. Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації, що міститься в них.

2.4. Забезпечення доступу до публічної інформації та систематичного і оперативного оприлюднення інформації з питань, що належать до компетенції Відділу на офіційному веб-порталі Чернівецької міської ради в мережі Інтернет.

 

3.Функції Відділу

3.1. Складання і за погодженням з державним архівом Чернівецької області подання на затвердження Чернівецькому міському голові планів розвитку архівної справи в місті та забезпечення їх виконання, списку юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду місцевого значення, які передають документи до Відділу (список № 1), списку юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду місцевого значення, які не передають документи до Відділу (список № 2) і підготовка пропозицій щодо їх уточнення.

3.2. Виконання організаційної, планувальної, дорадчої, інформаційної, контрольної, координаційної функцій відповідно до покладених на Відділ завдань.

3.3. Забезпечення обліку, зберігання і охорони:

3.3.1) документів Національного архівного фонду, що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на території міста державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

3.3.2) документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об”єднань громадян і переданих за їхньою згодою до Відділу;

3.3.3) документів особового походження, що надійшли до Відділу;

3.3.4) фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;

3.3.5) документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об”єднаннями громадян;

3.3.6) друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи Відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;

3.3.7) облікових документів і довідкового апарату до документів.

3.4. Організація роботи щодо внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього документів фізичних та юридичних осіб, що перебувають на території міста, незалежно від форм власності.

3.5. Проведення у встановленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності трудового архіву при виконавчому комітеті міської ради.

3.6. Інформування керівництва міської ради, державного архіву Чернівецької області про виявлення архівних документів, що не мають власника, або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання, про факти недбалого зберігання, псування, незаконного знищення, приховування архівних документів, неподання без поважних причин в установлені законодавством строки номенклатури справ.

3.7. Приймання для зберігання документів Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, архівних документів громадян і їх об’єднань, а також архівних документів органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.

3.8. Перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях розташованих на території міста, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, порушення питань щодо порядку притягнення до адміністративної відповідальності за недотримання чинного законодавства про Національний архівний фонд.

Надання методичної допомоги у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.

3.9. Ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації – які є джерелами комплектування Відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, та інформує про них державний архів Чернівецької області.

3.10. Організація надання в тому числі, на договірних засадах, послуг підприємствам, установам та організаціям міста з науково-технічного опрацювання документів та використання цієї інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства.

3.11. Передача за угодою до державного архіву Чернівецької області у визначені ним терміни документи Національного архівного фонду та довідкового апарату до них для постійного зберігання.

3.12. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у Відділі.

3.13. Інформування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій про склад і зміст документів, що зберігаються у Відділі, надання документів Національного архівного фонду для користування, фізичним та юридичним особам; публікація, експонування та в іншій формі їх популяризація, а також виконання інших функцій, спрямованих на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

3.14. Організація перегляду в установленому порядку рішень експертно-перевірної комісії державного архіву Чернівецької області про обмеження доступу до документів, забезпечення долучення до архівних документів на обгрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.

3.15. Видача підприємствам, установам і організаціям архівних довідок, копій та витягів з документів, що зберігаються у Відділі, а громадянам довідок соціально-правового характеру, у тому числі і на договірних засадах.

Довідки, копії та архівні витяги з рішень міської, районних у місті рад, їх виконкомів, розпоряджень Чернівецького міського голови та голів районних у місті рад, що видаються відділом, засвідчуються печаткою виконавчого комітету міської ради.

Ксерокопії з рішень міської, районних у місті рад, їх виконавчих комітетів, розпоряджень міського голови та голів районних у місті рад, що видаються Відділом, засвідчуються печаткою архівного відділу міської ради.

3.16. Проведення іншої роботи, пов’язаної із застосуванням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, інших функцій, які випливають з покладених на Відділ завдань.

 

4.Права та обов’язки Відділу

4.1. Отримувати від виконавчих органів міської ради і районних в місті рад, а також від підприємств, установ та організацій міста, незалежно від форм власності, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та ведення діловодства.

4.2. Надавати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям міста, рекомендації щодо поліпшення роботи архівних підрозділів та ведення ними діловодства.

4.3. Розробляти та затверджувати в установленому порядку ціни та тарифи на роботи (послуги), що виконуються Відділом на договірних засадах.

4.4. Надавати фізичним та юридичним особам платні послуги з використання відомостей, що містяться в архівних документах.

4.5. Виконувати на платній основі роботи, пов”язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальної громади, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу, не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства.

4.6. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити іх відчуження, проведення експертизи цінності цих документів.

4.7. Порушувати питання про зупинення діяльності трудового архіву при виконавчому комітеті міської ради, якщо не забезпечена збереженість документів та їх реєстрація.

4.8. Порушувати в установленому порядку питання про притягнення до адміністративної відповідальності у сфері архівної справи та діловодства керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території міста, незалежно від форм власності, працівників архівних підрозділів, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у недотриманні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

4.9. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у Відділі.

4.10. Залучати для утримання споруд і приміщень архіву, зміцнення матеріально-технічної та соціальної бази, розвитку довідкового апарату, ведення наукових досліджень у сфері архівної справи і діловодства, кошти з інших надходжень не заборонених законом.

4.11. Організовувати в установленому порядку наради та семінари з питань, що належать до компетенції Відділу.

4.12. Відвідувати, для виконання службових обов’язків, архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ та організацій міста незалежно від форм власності, а також має право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно з законодавством спеціально охороняються.

4.13. Взаємодіяти, у процесі виконання покладених на нього завдань, з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

 

5.Керівництво та структура

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади Чернівецьким міським головою в установленому чинним законодавством порядку.

5.2. Начальник має заступника, який також призначається на посаду і звільняється з посади Чернівецьким міським головою.

5.3. Кваліфікація та компетенція, зокрема, конкретні обов’язки та права начальника, заступника начальника Відділу визначаються цим Положенням.

5.4. Начальник Відділу безпосередньо підпорядкований секретарю виконавчого комітету Чернівецької міської ради.

5.5. Начальник відділу відповідно до покладених на нього обов’язків:

5.5.1) здійснює загальне керівництво роботою Відділу;

5.5.2) забезпечує якісне та своєчасне виконання покладених на Відділ завдань та доручень керівництва Чернівецької міської ради;

5.5.3) видає у межах своєї компетенції накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує та контролює їх виконання особовим складом Відділу;

5.5.4) затверджує посадові інструкції працівників Відділу;

5.5.5) вносить в установленому порядку пропозиції про призначення на посади й звільнення працівників Відділу з посад;

5.5.6) забезпечує взаємодію Відділу з іншими виконавчими органами Чернівецької міської ради;

5.5.7) формує плани розвитку архівної справи в місті, організовує й контролює процес їх виконання;

5.5.8) здійснює постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці, конфіденційної інформації, що є власністю держави, а також службової інформації у Відділі;

5.5.9) забезпечує облік, зберігання і охорону документів Національного архівного фонду місцевого значення, особового походження, що надійшли до Відділу у встановленому порядку;

5.5.10) складає і за погодженням з держархівом Чернівецької області подає на затвердження Чернівецькому міському голові список юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду місцевого значення, які передають документи до Відділу (список № 1) та здійснює своєчасне внесення відповідних змін до нього;

5.5.11) інформує міську раду, її виконавчий комітет, Чернівецького міського голову про стан архівної справи на території міста;

5.5.12) інформує міську раду, її виконавчий комітет про факти втрати, незаконного знищення архівних документів та інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

5.5.13) подає Чернівецькому міському голові пропозиції щодо створення спеціалізованих архівних установ для тимчасового зберігання архівних документів, що не входять до складу Національного архівного фонду;

5.5.14) організує, контролює і перевіряє роботу трудового архіву при виконавчому комітеті Чернівецької міської ради;

5.5.15) організовує, контролює і перевіряє ведення діловодства, роботу архівних підрозділів, умови зберігання документів в установах – джерел комплектування Відділу;

5.5.16) визначає необхідність проведення перевірки наявності і стану документів, а також потребу та черговість їх реставрації, дезінфекції, профілактичного оброблення і оправи;

5.5.17) організовує надання платних послуг підприємствам, установам і організаціям з науково-технічного опрацювання документів, та використання інформації архівних документів;

5.5.18) передає держархіву Чернівецької області у визначені ним терміни документи та довідковий аппарат до них для постійного зберігання;

5.5.19) вирішує питання про видачу документів Відділу, виконавчим органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам і організаціям, у тимчасове користування та про доступ користувачів до роботи над документами;

5.5.20) інформує виконавчі органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад та зміст документів, що зберігаються у Відділі;

5.5.21) організовує перегляд в установленому порядку рішень експертно-перевірної комісії державного архіву Чернівецької області про обмеження доступу до документів, забезпечення долучення до архівних документів на обгрунтовану вимогу письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу;

5.5.22) надає консультативно-методичну допомогу архівним підрозділам і діловодним службам виконавчих органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій з питань архівної справи;

5.5.23) вносить в установленому порядку пропозиції Чернівецькому міському голові про застосування заохочень або стягнень до працівників Відділу;

5.5.24) здійснює особистий прийом громадян з питань, що стосуються діяльності Відділу;

5.5.25) контролює дотримання особовим складом Відділу вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про доступ до публічної інформації» та інших нормативно-правових актів України;

5.5.26) забезпечує системне і оперативне оприлюднення на веб-порталі міської ради в мережі Інтернет інформації, що входить до компетенції Відділу, дотримання законодавства про доступ до публічної інформації;

5.5.27) забезпечує додержання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, раціональний розподіл обов’язків між ними, вживає заходів щодо підвищення фахової кваліфікації працівників Відділу;

5.5.28) забезпечує дотримання дисципліни та законності в діяльності Відділу;

5.5.29) визначає потребу і розподіляє надані Відділу ресурси на техніку, засоби зв’язку, комп’ютерну техніку та програмне забезпечення, інші матеріальні цінності, майно, необхідне для укомплектування Відділу та особового складу;

5.5.30) забезпечує належні умови підлеглим для виконання функціональних обов’язків та здійснює контроль за дотриманням режиму роботи, додержанням порядку в службових приміщеннях Відділу;

5.5.31) вносить пропозиції щодо списку осіб для зарахування до кадрового резерву Відділу;

5.5.32) забезпечує збереження інформації в паперовому та електронному вигляді, створеної в процесі діяльності Відділу, організовує приймання-передавання її при зміні (звільнення, переведення тощо) працівників;

5.5.33) виконує інші завдання, визначені керівництвом Чернівецької міської ради.

5.6. Начальник Відділу повинен знати:

5.6.1) закони України, що стосуються діяльності Відділу, питань служби в органах місцевого самоврядування, укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, конвенції, стандарти та рекомендації міжнародних організацій, що стосуються архівної справи та діловодства;

5.6.2) порядок підготовки та внесення проектів нормативно-правових актів;

5.6.3) сучасні методи управління персоналом;

5.6.4) правила ділового етикету;

5.6.5) правила охорони праці, користування електроприладами та протипожежного захисту;

5.6.6) основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби;

5.6.7) ділову мову, державну мову.

5.7. Кваліфікаційні вимоги до посади начальника Відділу: вища освіта професійного спрямування – «історико-архівна», «історична», «право», «документознавець», «менеджер органів державної влади і управління» за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста.

Стаж роботи за фахом у державній службі та в органах місцевого самоврядування на керівних посадах чи на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років, за необхідності, виходячи із виконання Відділом основних завдань та функцій.

Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.

5.8. Начальник відділу несе відповідальність за:

5.8.1) неналежну організацію роботи Відділу;

5.8.2) незабезпечення виконання покладених на Відділ завдань та функцій, передбачених цим Положенням;

5.8.3) недотримання законності в службовій діяльності працівниками Відділу;

5.8.4) низький рівень трудової та виконавської дисципліни у Відділі;

5.8.5) негативні наслідки своїх розпоряджень, доручень, самостійно прийнятих рішень під час виконання службових обов’язків та за бездіяльність;

5.8.6) незабезпечення належних умов з охорони праці та протипожежного захисту;

5.8.7) невідповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства;

5.8.8) невиконання рішень Чернівецької міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень Чернівецького міського голови;

5.8.9) несвоєчасну і недостовірну подачу інформацій та звітів, що входять до компетенції Відділу, стан діловодства та порушення законодавства про доступ до публічної інформації;

5.8.10) неналежне зберігання документів Національного архівного фонду місцевого значення та іншої документації, що знаходяться на зберіганні у Відділі;

5.8.11) недостовірність виданих архівних довідок.

5.9. За відсутності начальника Відділу його обов’язки виконує заступник начальника Відділу, а за відсутності й заступника начальника Відділу – визначена в установленому порядку посадова особа Відділу.

5.10. Начальник Відділу здійснює інші повноваження відповідно до Положення про Відділ, а також покладених на нього завдань окремими рішеннями Чернівецької міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Чернівецького міського голови.

5.11. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державному архіву Чернівецької області у Відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

Положення та персональний склад комісії затверджується розпорядженням Чернівецького міського голови, на підставі типового Положення, затвердженого Державною архівною службою України.

5.12. Посадові особи, що працюють у Відділі, є посадовими особами місцевого самоврядування, відповідно до цього Положення мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок міського бюджету.

 

6.Взаємовідносини, зв’язок

6.1. Відділ при виконанні покладених на нього завдань і функцій взаємодіє з іншими виконавчими органами Чернівецької міської ради в порядку, який визначається цим Положенням та Положеннями інших виконавчих органів Чернівецької міської ради.

 

7.Майно і кошти

7.1. Відділ утримується за рахунок міського бюджету.

7.2. Оплата праці працівників Відділу здійснюється згідно з чинним законодавством.

7.3. За сприяння Чернівецького міського голови відповідні виконавчі органи Чернівецької міської ради створюють умови для нормальної роботи Відділу, забезпечують його приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань діловодства, архівної справи та служби в органах місцевого самоврядування.

 

8.Заключна частина

8.1. Відділ має свої бланки, круглу печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням і штампи встановлених зразків.

8.2. Структуру, загальну чисельність та штатний розпис Відділу затверджує Чернівецький міський голова.

8.3. Ліквідація Відділу проводиться Чернівецькою міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.


Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *